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                通知公告
                關于成立安徽工業大學工商學院...
                關于設立安徽工業大學工商學院...
                關于調整安徽工業大學工商學院...
                關于調整安徽工業大學工商學院...
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                通知公告
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                關于印發《安徽工業大學工商學院檔案業務建設規范》的通知
                2014-06-09 16:44  學院辦公室

                各系(室),各部門:

                為推進我院檔案工作規范化、制度化建設,提高檔案工作管理水平,更好地為學院各項工作服務,特制定《安徽工業大學工商學院檔案業務建設規范》,經院領導同意,現予以印發,請遵照執行。

                附件:1.檔案簡明二級類目分類表

                          2.檔案分卷(件)封面標識

                          3.安徽工業大學工商學院檔案分類、歸檔范圍與保管期限表

                 

                 

                安徽工業大學工商學院辦公室

                201464

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                安徽工業大學工商學院檔案業務建設規范

                為加強檔案業務建設,提高管理水平,有效地保護和利用檔案,根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《高等學校檔案管理辦法》、《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》有關規定,結合我院實際,特制定本規范。

                一、學院檔案工作的基本原則

                1.學院在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料,均屬檔案范疇。

                2.檔案建設是我院基本建設的重要內容,檔案工作水平是我院教學教育質量和管理水平的重要標志。

                3.全院檔案實行統一管理,確保完善、準確、系統和安全,以利于檔案信息資源的管理和開發利用。

                4.全院應嚴格實行部門立卷(件)歸檔制度,逐步做到“三納入”(納入學院工作計劃和發展規劃,納入管理制度,納入有關人員的職責范圍);“四同步”(在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時,布置、檢查、總結、驗收檔案工作)。

                5.學院有一位院領導分管檔案工作,各部門、各系(室)必須有一名負責人分管本部門的檔案工作,把檔案工作列入自己的職責范圍,對平時的文件材料管理工作進行督促、檢查,對立卷歸檔的材料進行審核;必須設有兼職檔案員(原則上為機關各部門秘書,教學單位教學行政干事),具體負責本部門文件檔案的收集、整理、組卷和歸檔、移交工作。各部門、各系(室)的兼職檔案員,在業務上受院綜合檔案室的指導、監督和檢查。

                6.要把檔案工作列入學院工作計劃和發展規劃,在人員、經費、庫房、設備各方面提供必要條件。

                7.學院檔案工作要努力從經驗管理轉向科學管理,逐步采用先進技術,大力開發檔案信息資源,為教學、科研和黨政管理等提供優質服務。

                二、綜合檔案室的基本任務

                1. 貫徹執行黨和國家關于檔案工作的法令、政策和規定,制定本院檔案工作的規劃和規章制度,并組織實施。

                2. 指導、監督、檢查院內各部門歸檔材料的立卷歸檔工作。制訂全院檔案工作規章制度,監督、指導、檢查執行情況。

                3. 負責全院各類檔案及有關資料的接收(收集)、整理、鑒定、編目和統計工作。

                4. 編制各類檔案的檢索工具,積極開展編研工作,大力開發檔案信息資源,為學院各項工作和社會服務。

                5. 建立健全學院檔案工作網絡和對全院專、兼職檔案員進行業務培訓。

                6. 保守檔案機密,做好檔案保護工作,確保檔案的完整和安全,延長檔案使用壽命。

                7. 積極開展檔案學術研究和交流活動,不斷提高科學管理水平。

                8. 廣泛進行檔案工作宣傳,提高全院師生員工的檔案意識。

                三、檔案工作制度建設

                1.綜合性的規章制度,包括各種綜合性的實施辦法、細則、規定。

                2.立件歸檔制度,包括院內各部門立件要求,各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔辦法。

                3.檔案保管制度,包括檔案的安全保護和庫房、設備管理制度。

                4.檔案的保密、保衛制度,包括檔案的保密、保衛措施和對檔案人員的相應要求。

                5.檔案統計制度,包括統計時間、項目、內容、辦法。

                6.檔案開發利用制度,包括確定檔案的開發利用管理辦法等。

                7.檔案鑒定制度,包括鑒定范圍、組織、辦法、程序、手續等。

                8.檔案室人員的崗位責任制度,包括目標、職責、權限、任務等。

                四、歸檔范圍的確定

                1.確定原則

                1)歸檔文件材料必須對學院和社會當前與長遠具有參考、憑證作用和研究價值。

                2)歸檔的文件材料必須反映學院各部門職能活動的全過程,保證完整、準確、系統。

                3)歸檔的文件材料必須遵循其自然形成規律,保持彼此間的有機聯系,照顧不同部門的不同特點。

                2.歸檔的主要內容和重點

                1)反映學院及各職能部門主要活動的文件材料。

                2)以本院形成的不同載體、形式的文件材料為主。

                3.不歸檔的文件材料

                1)上級機關普發供參閱、不辦的文件材料。

                2)上級機關發來供工作參考的抄件。

                3)上級機關征求意見未定稿的文件。

                4)重份文件。

                5)無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

                6)非隸屬單位抄送的不需辦理、也無參考價值的文件。

                7)學校內部互相抄送的文件材料。

                8)未經會議討論,未經領導審閱、簽發的文件材料。

                五、部門(單位)立卷歸檔流程和要求

                1.立卷、歸檔分工

                1)部門立卷歸檔是我院檔案工作的基本制度和基礎,各部門必須分工明確,協同配合。

                2)分管某個方面工作的院領導,各部門分管檔案工作的負責人,都應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己的職責,督促有關部門、有關人員認真做好檔案工作。

                3)立卷歸檔涉及多個部門的大類,由一個或幾個主要職能部門負責,其他部門可向其集中或靠攏。

                2.立卷原則

                遵循文件材料的形成規律,保持彼此之間的有機聯系,區別不同價值,便于保管和利用;卷內文件材料必須準確反映學院教學、科研和管理活動的真實內容,手續完備,制作和書寫材料利于長期保存。

                3.立卷分類

                按照《高等學校檔案實體分類法》,結合我院實際,學院檔案按照部門進行逐級分類,每大類中先將文件按其形成或針對的年度分開,同一年度中再按“二級類目分類表”進行具體分類。

                分年度的方法和原則:一般文件歸入文件形成年度;跨年度的請示與批復,歸入批復年度;跨年度規劃、計劃,一般可歸入文件內容針對的第一年度;跨年度的總結、報告,歸入文件內容針對的最后一個年度;跨年度的會議文件,一般歸入會議開幕的年度;跨年度的非訴訟案件材料,應歸入結案年度;法規性文件歸入公布或批準年度;按學年處理的文件歸入專門年度。

                4.立卷組合

                立卷組合一般應以問題為主,兼顧其他特征,使之聯系緊密。專題性、成套性檔案(如科研、產品、基建、設備)按階段、結構、部件等分別組卷。立卷視文件材料數量的多寡進行,當同一問題的文件多時,可采用硬卷皮成卷或單份裝訂,一般不超過200頁;當問題單一,文件較少,又不便一起歸類,可立薄卷。

                5.卷內文件材料排列

                管理內容的文件綜合類皆按問題、時間或重要程度排列,要注意密不可分的材料排列順序:批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;定稿在前,歷次重要討論稿在后;結論性材料在前,依據性材料在后;文字材料在前,圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列,配套的特殊載體的文字材料按有關規定整理。

                6.檔案室檢查、把關

                為了保證案卷的質量,部門在完成以上立卷分類、組合、排列等環節后,須經綜合檔案室檢查和把關,方可在檔案室領取案卷封面、填寫有關目錄等。

                檢查案卷的文件成份,文件是否收集齊全完整,有無不需要立卷歸檔的文件材料;檢查案卷文件的聯系,依照案卷類目糾正案卷之間文件歸卷不統一,相互混淆重復或拆散文件聯系的現象;檢查案卷文件保存價值,查看各類案卷中文件保存價值是否有差異,各部分之間是否大體一致;檢查案卷文件數量,一般不超過200頁,對同一問題文件數量多的宜酌情適當分卷,問題單一、文件數量少者可組薄卷等。

                7.填寫卷內文件目錄

                每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄,沒有責任者、年、月、日、的文件,要考證清楚,及時補上。

                (1)  順序號:以卷內文件排列先后順序填寫序號。

                (2)  文號:文件制發機關的發文字號。

                (3)  責任者:形成該文件的單位或對該文件負有責任的署名者。

                (4)  題名:即文件標題,一般應照實抄錄,沒有標題或標題不能說明文件內容的文件,可自擬標題,外加一“[ ]”號。

                (5)  日期:文件的形成時間,填寫時可省略“年”、“月”、“日”,而在表示年、月、日數的右下角加“.”號。

                (6)  頁號:卷內文件起止之頁的編號。

                8.填寫卷內備考表

                1)案卷情況說明:填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

                2)立卷人:由組成本卷的責任者簽名。

                3)檢查人:由對案卷質量進行審核的責任者(一般指文件形成、歸檔部門負責人)簽名。

                9.移交歸檔

                兼職檔案員按規定時間向學院綜合檔案室移交歸檔,填寫移交目錄一式兩份,歸檔部門與檔案室各執一份,以備查考。移交目錄要寫明案卷標題、卷內文件頁數、案卷數量、移交時間,交接雙方還要簽名蓋章。

                10.歸檔時間和手續

                1、黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年五月底以前歸檔。

                2、科研、基建項目和專題性、成套性檔案,在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。

                3、財會檔案,在會計年度終了后,由財務處保管一年,期滿后于次年6月底前歸檔。

                4、特別珍貴的檔案,從安全和保管條件等方面考慮,可以隨時歸檔。

                六、檔案集中管理規程(檔案室管理階段)

                通過收集、整理、保管、鑒定、利用等諸環節的管理,對檔案原件實行集中、有序、優質和安全管理,對檔案承載的信息進行采集、加工、存貯和輸出,實現檔案的價值,充分發揮檔案的作用,為社會各項實踐活動服務的整個過程,從而有效解決檔案的分散、零亂、質雜、量大等狀況與社會對檔案需求之間的矛盾。

                1.收集

                1)要求:收集是檔案室積累檔案、實現檔案集中管理的手段和前提,與部門立卷歸檔向銜接,是檔案集中管理的第一環節,要求及時、完整、系統,有效解決檔案的分散與學院、社會利用檔案要求合理集中的矛盾。

                2)方式:由于收集工作涉及全院各個部門各方面的內容,歸檔者又多為兼職,自身工作非常繁忙,所以檔案室在通過“歸檔制度”來完成收集任務的同時,亦要繼承和發揚優良的工作作風,堅持服務中求生存、求發展的宗旨,盡力為管理、教學等一線部門分擔任務,將指導預立卷、通知、上門收集等方式有機地結合起來,確保學院檔案的齊全完整。

                3)范圍:每年根據《分類細則》規定的范圍,按各類規定的時間集中或分別收集;隨時接收需要插卷的材料;隨時接收上級規定應接收的檔案;接收并入學院的單位檔案。

                2.整理

                檔案的整理是通過對檔案原件“化零散為系統”實行有序管理,有效解決檔案的零亂與社會利用檔案系統化需求的矛盾的工作過程,是檔案室的基礎工作、學院檔案工作的一個重要環節。具體步驟如下:

                1)裝訂:要去掉卷內文件上的金屬物、托裱破損文件,字跡模糊的應復制與原件放在一起。裝訂用三孔一線,不裝訂的案卷,應按標準用細線逐件縫邊。各種材料一般為A4紙的規格,圖件按此件規格疊成手風琴式,圖名、圖簽折在外面。

                2)編頁號:卷內文件材料按順序排好后,裝訂的案卷無論單面或雙面,只要是書寫的文件材料,均應依次在非裝訂線一側下角編頁碼;不裝訂的案卷,應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記,并逐項填寫。

                3)擬寫案卷題名:案卷題名應簡明確切,體式一致。一般包括主要責任者、內容、名稱(文種)等。部分案卷題名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱。一般寫在卷面,不超過50個字。

                4)確定保管期限:根據《分類細則》分別確定為永久、長期、短期,并填寫在案卷封面上。

                5)分類、編號:在文件材料收集齊全的基礎上,按一定原則和屬性逐卷分別歸類編號。

                6)填寫、粘貼案卷封面:除了以上的案卷標題、保管期限、檔號,還要填上卷內文件的起止日期、歸檔單位的名稱,然后按規定粘貼,使案卷整齊、美觀、安全、耐用。

                7)排架:具體操作按照《分類細則》關于實體排架的規定進行。

                3.編目

                根據檔案利用者的需求,館藏檔案的內容成分,對檔案的內容和形式進行分析、選擇、濃縮和記錄,并按照一定次序編排出各種目錄,其中,做為檔案室最基本的檢索工具——案卷目錄要根據不同門類檔案的具體情況分年度編制。

                4.保管

                按照檔案管理要求,妥善保管檔案,確保安全。

                5.利用

                按制度做好檔案的借閱、復制和利用,并加強檔案統計、分析和開發研究,為學院各項工作和社會服務。

                6.鑒定和銷毀

                檔案室應根據《實體分類細則》和國家有關保障期限原則的規定,對已滿期的檔案進行鑒定,有效解決檔案的量大質雜與學院、社會利用檔案要求優質化的矛盾。

                其程序為:在分管院領導的領導下,檔案室會同有關部門組成鑒定小組,采取直接鑒定的方法,以一個年度和一個項目的成套檔案材料為基礎,按照分工,個人初鑒,集體審查,對到期的檔案,提出銷毀或延長保管期的意見,登記造冊經分管院領導批準后,方可存、毀。銷毀檔案時必須有兩人監銷,并在銷毀清冊上簽字。

                7.統計

                檔案室要確定專人負責統計,建立健全統計臺帳,掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內各種情況數據,按省、市檔案部門和學院主管部門的要求及時報送有關報表和數據。按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統計分析,找出存在問題,提出改進措施、建議。

                8.目錄的數據化

                完成各類檔案的案卷級、文件級目錄向計算機的錄入任務,實現檔案目錄的計算機自動著錄、標引、打印、查詢等功能。

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                 

                附件:

                1.檔案簡明二級類目分類表

                 

                DQ(黨群)

                DQ11——黨務綜合

                DQ12——組織(含黨校)工作

                DQ13——宣傳教育工作

                DQ14——工會工作

                DQ15——共青團(含學生會)工作

                 

                XZ(行政)

                XZ11——綜合(含規劃、校友會工作)

                XZ12——人事工作

                XZ13——綜合治理工作

                XZ14——圖書、檔案工作

                XZ15——高等教育研究工作

                XZ16——信息技術工作

                 

                JX(教學)

                JX11——教學綜合

                JX12——學科與實驗室建設

                JX13——招生

                JX14——學籍管理

                JX15——課堂教學與實踐教學

                JX16——學位

                JX17——畢業生

                JX18——科研綜合

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                附件【檔案分卷(件)封面標識.doc已下載
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