各系（室），各部門：

為推進我院檔案工作規范化、制度化建設，提高檔案工作管理水平，更好地為學院各項工作服務，特制定《安徽工業大學工商學院檔案業務建設規范》，經院領導同意，現予以印發，請遵照執行。

附件：1.檔案簡明二級類目分類表

          2.檔案分卷（件）封面標識

          3.安徽工業大學工商學院檔案分類、歸檔范圍與保管期限表

 

 

安徽工業大學工商學院辦公室

2014年6月4日

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

安徽工業大學工商學院檔案業務建設規范

為加強檔案業務建設，提高管理水平，有效地保護和利用檔案，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國檔案法實施辦法》和《高等學校檔案管理辦法》、《安徽省高等學校檔案管理實施辦法》有關規定，結合我院實際，特制定本規范。

一、學院檔案工作的基本原則

1.學院在教學、科研、黨政管理和其他各項活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同載體的文件材料，均屬檔案范疇。

2.檔案建設是我院基本建設的重要內容，檔案工作水平是我院教學教育質量和管理水平的重要標志。

3.全院檔案實行統一管理，確保完善、準確、系統和安全，以利于檔案信息資源的管理和開發利用。

4.全院應嚴格實行部門立卷（件）歸檔制度，逐步做到“三納入”（納入學院工作計劃和發展規劃，納入管理制度，納入有關人員的職責范圍）；“四同步”（在布置、檢查、總結、驗收各項工作的同時，布置、檢查、總結、驗收檔案工作）。

5.學院有一位院領導分管檔案工作，各部門、各系（室）必須有一名負責人分管本部門的檔案工作，把檔案工作列入自己的職責范圍，對平時的文件材料管理工作進行督促、檢查，對立卷歸檔的材料進行審核；必須設有兼職檔案員（原則上為機關各部門秘書，教學單位教學行政干事），具體負責本部門文件檔案的收集、整理、組卷和歸檔、移交工作。各部門、各系（室）的兼職檔案員，在業務上受院綜合檔案室的指導、監督和檢查。

6.要把檔案工作列入學院工作計劃和發展規劃，在人員、經費、庫房、設備各方面提供必要條件。

7.學院檔案工作要努力從經驗管理轉向科學管理，逐步采用先進技術，大力開發檔案信息資源，為教學、科研和黨政管理等提供優質服務。

二、綜合檔案室的基本任務

1. 貫徹執行黨和國家關于檔案工作的法令、政策和規定，制定本院檔案工作的規劃和規章制度，并組織實施。

2. 指導、監督、檢查院內各部門歸檔材料的立卷歸檔工作。制訂全院檔案工作規章制度，監督、指導、檢查執行情況。

3. 負責全院各類檔案及有關資料的接收（收集）、整理、鑒定、編目和統計工作。

4. 編制各類檔案的檢索工具，積極開展編研工作，大力開發檔案信息資源，為學院各項工作和社會服務。

5. 建立健全學院檔案工作網絡和對全院專、兼職檔案員進行業務培訓。

6. 保守檔案機密，做好檔案保護工作，確保檔案的完整和安全，延長檔案使用壽命。

7. 積極開展檔案學術研究和交流活動，不斷提高科學管理水平。

8. 廣泛進行檔案工作宣傳，提高全院師生員工的檔案意識。

三、檔案工作制度建設

1.綜合性的規章制度，包括各種綜合性的實施辦法、細則、規定。

2.立件歸檔制度，包括院內各部門立件要求，各種門類和載體的檔案歸檔范圍、歸檔時間和歸檔辦法。

3.檔案保管制度，包括檔案的安全保護和庫房、設備管理制度。

4.檔案的保密、保衛制度，包括檔案的保密、保衛措施和對檔案人員的相應要求。

5.檔案統計制度，包括統計時間、項目、內容、辦法。

6.檔案開發利用制度，包括確定檔案的開發利用管理辦法等。

7.檔案鑒定制度，包括鑒定范圍、組織、辦法、程序、手續等。

8.檔案室人員的崗位責任制度，包括目標、職責、權限、任務等。

四、歸檔范圍的確定

1.確定原則

（1）歸檔文件材料必須對學院和社會當前與長遠具有參考、憑證作用和研究價值。

（2）歸檔的文件材料必須反映學院各部門職能活動的全過程，保證完整、準確、系統。

（3）歸檔的文件材料必須遵循其自然形成規律，保持彼此間的有機聯系，照顧不同部門的不同特點。

2．歸檔的主要內容和重點

（1）反映學院及各職能部門主要活動的文件材料。

（2）以本院形成的不同載體、形式的文件材料為主。

3．不歸檔的文件材料

（1）上級機關普發供參閱、不辦的文件材料。

（2）上級機關發來供工作參考的抄件。

（3）上級機關征求意見未定稿的文件。

（4）重份文件。

（5）無查考利用價值的事務性、臨時性文件。

（6）非隸屬單位抄送的不需辦理、也無參考價值的文件。

（7）學校內部互相抄送的文件材料。

（8）未經會議討論，未經領導審閱、簽發的文件材料。

五、部門（單位）立卷歸檔流程和要求

1.立卷、歸檔分工

（1）部門立卷歸檔是我院檔案工作的基本制度和基礎，各部門必須分工明確，協同配合。

（2）分管某個方面工作的院領導，各部門分管檔案工作的負責人，都應把涉及相應范圍的檔案工作列入自己的職責，督促有關部門、有關人員認真做好檔案工作。

（3）立卷歸檔涉及多個部門的大類，由一個或幾個主要職能部門負責，其他部門可向其集中或靠攏。

2.立卷原則

遵循文件材料的形成規律，保持彼此之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用；卷內文件材料必須準確反映學院教學、科研和管理活動的真實內容，手續完備，制作和書寫材料利于長期保存。

3.立卷分類

按照《高等學校檔案實體分類法》，結合我院實際，學院檔案按照部門進行逐級分類，每大類中先將文件按其形成或針對的年度分開，同一年度中再按“二級類目分類表”進行具體分類。

分年度的方法和原則：一般文件歸入文件形成年度；跨年度的請示與批復，歸入批復年度；跨年度規劃、計劃，一般可歸入文件內容針對的第一年度；跨年度的總結、報告，歸入文件內容針對的最后一個年度；跨年度的會議文件，一般歸入會議開幕的年度；跨年度的非訴訟案件材料，應歸入結案年度；法規性文件歸入公布或批準年度；按學年處理的文件歸入專門年度。

4.立卷組合

立卷組合一般應以問題為主，兼顧其他特征，使之聯系緊密。專題性、成套性檔案（如科研、產品、基建、設備）按階段、結構、部件等分別組卷。立卷視文件材料數量的多寡進行，當同一問題的文件多時，可采用硬卷皮成卷或單份裝訂，一般不超過200頁；當問題單一，文件較少，又不便一起歸類，可立薄卷。

5.卷內文件材料排列

管理內容的文件綜合類皆按問題、時間或重要程度排列，要注意密不可分的材料排列順序：批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；定稿在前，歷次重要討論稿在后；結論性材料在前，依據性材料在后；文字材料在前，圖樣在后。圖樣按目錄或圖號排列，配套的特殊載體的文字材料按有關規定整理。

6.檔案室檢查、把關

為了保證案卷的質量，部門在完成以上立卷分類、組合、排列等環節后，須經綜合檔案室檢查和把關，方可在檔案室領取案卷封面、填寫有關目錄等。

檢查案卷的文件成份，文件是否收集齊全完整，有無不需要立卷歸檔的文件材料；檢查案卷文件的聯系，依照案卷類目糾正案卷之間文件歸卷不統一，相互混淆重復或拆散文件聯系的現象；檢查案卷文件保存價值，查看各類案卷中文件保存價值是否有差異，各部分之間是否大體一致；檢查案卷文件數量，一般不超過200頁，對同一問題文件數量多的宜酌情適當分卷，問題單一、文件數量少者可組薄卷等。

7.填寫卷內文件目錄

每個案卷必須按規定格式逐件填寫卷內目錄，沒有責任者、年、月、日、的文件，要考證清楚，及時補上。

（1）  順序號：以卷內文件排列先后順序填寫序號。

（2）  文號：文件制發機關的發文字號。

（3）  責任者：形成該文件的單位或對該文件負有責任的署名者。

（4）  題名：即文件標題，一般應照實抄錄，沒有標題或標題不能說明文件內容的文件，可自擬標題，外加一“[ ]”號。

（5）  日期：文件的形成時間，填寫時可省略“年”、“月”、“日”，而在表示年、月、日數的右下角加“.”號。

（6）  頁號：卷內文件起止之頁的編號。

8.填寫卷內備考表

（1）案卷情況說明：填寫卷內文件缺損、修改、補充、移出、銷毀等情況。

（2）立卷人：由組成本卷的責任者簽名。

（3）檢查人：由對案卷質量進行審核的責任者（一般指文件形成、歸檔部門負責人）簽名。

9.移交歸檔

兼職檔案員按規定時間向學院綜合檔案室移交歸檔，填寫移交目錄一式兩份，歸檔部門與檔案室各執一份，以備查考。移交目錄要寫明案卷標題、卷內文件頁數、案卷數量、移交時間，交接雙方還要簽名蓋章。

10.歸檔時間和手續

1、黨政部門和能按年度歸檔的部門在次年五月底以前歸檔。

2、科研、基建項目和專題性、成套性檔案，在項目完成通過鑒定驗收后兩個月內歸檔。

3、財會檔案，在會計年度終了后，由財務處保管一年，期滿后于次年6月底前歸檔。

4、特別珍貴的檔案，從安全和保管條件等方面考慮，可以隨時歸檔。

六、檔案集中管理規程（檔案室管理階段）

通過收集、整理、保管、鑒定、利用等諸環節的管理，對檔案原件實行集中、有序、優質和安全管理，對檔案承載的信息進行采集、加工、存貯和輸出，實現檔案的價值，充分發揮檔案的作用，為社會各項實踐活動服務的整個過程，從而有效解決檔案的分散、零亂、質雜、量大等狀況與社會對檔案需求之間的矛盾。

1.收集

（1）要求：收集是檔案室積累檔案、實現檔案集中管理的手段和前提，與部門立卷歸檔向銜接，是檔案集中管理的第一環節，要求及時、完整、系統，有效解決檔案的分散與學院、社會利用檔案要求合理集中的矛盾。

（2）方式：由于收集工作涉及全院各個部門各方面的內容，歸檔者又多為兼職，自身工作非常繁忙，所以檔案室在通過“歸檔制度”來完成收集任務的同時，亦要繼承和發揚優良的工作作風，堅持服務中求生存、求發展的宗旨，盡力為管理、教學等一線部門分擔任務，將指導預立卷、通知、上門收集等方式有機地結合起來，確保學院檔案的齊全完整。

（3）范圍：每年根據《分類細則》規定的范圍，按各類規定的時間集中或分別收集；隨時接收需要插卷的材料；隨時接收上級規定應接收的檔案；接收并入學院的單位檔案。

2.整理

檔案的整理是通過對檔案原件“化零散為系統”實行有序管理，有效解決檔案的零亂與社會利用檔案系統化需求的矛盾的工作過程，是檔案室的基礎工作、學院檔案工作的一個重要環節。具體步驟如下：

（1）裝訂：要去掉卷內文件上的金屬物、托裱破損文件，字跡模糊的應復制與原件放在一起。裝訂用三孔一線，不裝訂的案卷，應按標準用細線逐件縫邊。各種材料一般為A4紙的規格，圖件按此件規格疊成手風琴式，圖名、圖簽折在外面。

（2）編頁號：卷內文件材料按順序排好后，裝訂的案卷無論單面或雙面，只要是書寫的文件材料，均應依次在非裝訂線一側下角編頁碼；不裝訂的案卷，應在卷內每份文件材料右上方加蓋有單位名稱、檔號、件號的戳記，并逐項填寫。

（3）擬寫案卷題名：案卷題名應簡明確切，體式一致。一般包括主要責任者、內容、名稱（文種）等。部分案卷題名可以是項目的名稱代字、代號及其組件、部件、階段的代號和名稱。一般寫在卷面，不超過50個字。

（4）確定保管期限：根據《分類細則》分別確定為永久、長期、短期，并填寫在案卷封面上。

（5）分類、編號：在文件材料收集齊全的基礎上，按一定原則和屬性逐卷分別歸類編號。

（6）填寫、粘貼案卷封面：除了以上的案卷標題、保管期限、檔號，還要填上卷內文件的起止日期、歸檔單位的名稱，然后按規定粘貼，使案卷整齊、美觀、安全、耐用。

（7）排架：具體操作按照《分類細則》關于實體排架的規定進行。

3.編目

根據檔案利用者的需求，館藏檔案的內容成分，對檔案的內容和形式進行分析、選擇、濃縮和記錄，并按照一定次序編排出各種目錄，其中，做為檔案室最基本的檢索工具——案卷目錄要根據不同門類檔案的具體情況分年度編制。

4.保管

按照檔案管理要求，妥善保管檔案，確保安全。

5.利用

按制度做好檔案的借閱、復制和利用，并加強檔案統計、分析和開發研究，為學院各項工作和社會服務。

6.鑒定和銷毀

檔案室應根據《實體分類細則》和國家有關保障期限原則的規定，對已滿期的檔案進行鑒定，有效解決檔案的量大質雜與學院、社會利用檔案要求優質化的矛盾。

其程序為：在分管院領導的領導下，檔案室會同有關部門組成鑒定小組，采取直接鑒定的方法，以一個年度和一個項目的成套檔案材料為基礎，按照分工，個人初鑒，集體審查，對到期的檔案，提出銷毀或延長保管期的意見，登記造冊經分管院領導批準后，方可存、毀。銷毀檔案時必須有兩人監銷，并在銷毀清冊上簽字。

7.統計

檔案室要確定專人負責統計，建立健全統計臺帳，掌握檔案的收進、整理、利用、移出、銷毀和室內各種情況數據，按省、市檔案部門和學院主管部門的要求及時報送有關報表和數據。按上級主管部門和學校要求進行定期的綜合或專項統計分析，找出存在問題，提出改進措施、建議。

8.目錄的數據化

完成各類檔案的案卷級、文件級目錄向計算機的錄入任務，實現檔案目錄的計算機自動著錄、標引、打印、查詢等功能。

 

 

 

 

 

 

 

附件：

1.檔案簡明二級類目分類表

 

DQ（黨群）

DQ11——黨務綜合

DQ12——組織（含黨校）工作

DQ13——宣傳教育工作

DQ14——工會工作

DQ15——共青團（含學生會）工作

 

XZ（行政）

XZ11——綜合（含規劃、校友會工作）

XZ12——人事工作

XZ13——綜合治理工作

XZ14——圖書、檔案工作

XZ15——高等教育研究工作

XZ16——信息技術工作

 

JX（教學）

JX11——教學綜合

JX12——學科與實驗室建設

JX13——招生

JX14——學籍管理

JX15——課堂教學與實踐教學

JX16——學位

JX17——畢業生

JX18——科研綜合