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                綜合行政管理
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                安徽工業大學工商學院公文處理實施辦法
                2015-01-06 11:17  學院辦公室

                安工商黨〔2014〕12號

                第一章 總則

                第一條 為進一步做好我院公文處理工作,使之科學化、制度化、規范化,參照《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發〔201214號)、《中共安徽省委教育工委安徽省教育廳關于公文處理的若干規定》(皖教工委〔201239號)等規定,結合我院實際,特制定本實施辦法。

                第二條 學院的公文,是本院及各單位、各部門在施行黨政措施、處理公務過程中形成的具有特定效力和規范體式的文書,是傳達貫徹上級方針政策,公布規章制度,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告、通報和交流情況等的重要工具。

                第三條 公文處理工作是指公文擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

                第四條 公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。

                第五條 各單位、各部門要高度重視公文處理工作,認真貫徹落實有關規定和要求,加強對公文處理工作的領導和檢查,切實精簡文件,改進文風,并確定專人負責公文處理工作,努力提高公文處理的質量和效率。

                第六條 學院辦公室是學院公文處理的管理機構,主管并負責指導全院的公文處理工作。專職文秘人員應當忠于職守,作風嚴謹,遵守紀律,努力提高政治、業務素質,并對各級公文處理工作負直接責任。

                第二章 公文種類和形式

                第七條 我院常用的公文種類主要有:決定、意見、通知、通報、報告、請示、批復、函、紀要等。各文種適用范圍參照上級規定執行。

                第八條 我院公文的主要形式:

                (一)發文機關標志為“中共安徽工業大學工商學院委員會文件”、代字為“安工商黨”,發文機關標志為“安徽工業大學工商學院文件”、代字為“安工商”的文件,主要用于傳達貫徹上級組織的方針、政策、指示,批轉有關單位、部門的重要文件,部署全局性工作和重要工作,發布重要決定、制度,通報重要事項,向上級機關報告、請示工作和呈報意見,以及其他必須以黨委或學院名義辦理的重要事項。

                (二)發文機關標志為“安徽工業大學工商學院”、代字為“安工商秘”的文件,主要用于對有關基層黨支部、各單位、部門通知重要事項,批復請示事項,以及必須以學院黨委或行政的名義與不相隸屬單位之間商洽重要問題等。

                (三)發文機關標志為“安徽工業大學工商學院辦公室文件”、代字為“辦”的文件,主要用于傳達學院黨委、行政關于某一方面工作的決定、部署,經院領導同意,或根據授權,通知有關重要事項,轉發上級辦公廳(室)文件,印發黨政有關規章制度,公布專業領導工作機構、議事協調機構及臨時機構,答復內容一般的具體事項,與不相隸屬單位商洽一般問題,辦理辦公室職責范圍內的事項等。

                (四)發文機關標志為“安徽工業大學工商學院×××文件”的文件,用于各單位、部門辦理職權范圍內的工作事項以及與其它有關單位、部門聯系公務,商洽、協同解決問題,發文代字為各單位、部門的規范化簡稱。非特殊情況,原則上不對外行文。

                (五)會議紀要主要用于記載、傳達院黨政聯席會議、有關專項會議的決定事項和主要精神。

                第三章 公文格式

                第九條 公文格式包括版式和體式,一般由份號、秘級和保密期限、緊急程度、發文機關標志、發文字號、簽發人、標題、主送機關、正文、附件說明、發文機關署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送機關、印發機關和印發日期、頁碼等部分組成。

                第十條  學院公文的版式按照《黨政機關公文格式》國家標準(GB/T 9704-2012)執行。結合我院工作實際,版式的主要要求有:

                (一)公文用紙幅面尺寸及版面要求

                1.公文用紙一律采用GB/T 148中規定的A4型紙(210mm×297mm)。為使公文符合檔案管理要求,各單位、部門不得使用其他不規格的紙張。

                2.公文用紙天頭(上白邊)為36mm,公文用紙訂口(左白邊)為27mm,版心尺寸為156mm×225mm。

                3.如無特殊說明,公文格式各要素一般用3號仿宋體字。特定情況可以作適當調整。

                4.一般每面排22行,每行排28個字,并撐滿版心。特定情況可以作適當調整。

                5.如無特殊說明,公文中文字的顏色均為黑色。

                (二)公文格式各要素編排規則

                1.版心內的公文格式各要素劃分為版頭、主體、版記三部分。頁碼位于版心外。

                2.版頭

                1)涉密公文應當用63號黑體阿拉伯數字標注份號,頂格編排在版心左上角第一行。

                2)涉密公文應當根據涉密程度用3號黑體字分別標注“絕密”、“機密”、“秘密”和保密期限,頂格編排在版心左上角第二行;保密期限中的數字用阿拉伯數字標注。密級和保密期限之間用“★”隔開。如不標注保密期限,密級兩字之間應當空1字距離,如需標注保密期限,則密級兩字之間不空1字距離。

                3)緊急公文應當根據緊急程度用3號黑體字分別標注“特急”、“加急”,頂格編排在版心左上角。如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

                4)發文機關標志由學院統一制發。聯合行文時,發文機關標志可以并用聯合發文機關名稱,也可以單獨用主辦機關名稱。如需同時標注聯署發文機關名稱,應當將主辦機關名稱排列在前;如有“文件”二字,應當置于發文機關右側,以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。

                5)發文字號由發文機關代字、年份、發文順序號組成。聯合行文時,使用主辦機關的發文字號。一般在發文機關標志下空2行,用3號仿宋字體居中排布。機關代字應保持穩定,不宜經常變動。發文機關代字由學院辦公室確定,發文順序號由辦公室編排。年份、發文順序號用阿拉伯數字標注;年份應標全稱,用六角括號“〔〕”括入;發文順序號前不加“第”字,不編虛位(即1不編為01),在阿拉伯數字后加“號”字。

                    上行文的發文字號居左空一字編排,與最后一個簽發人姓名處在同一行。

                6)上行文應當標注簽發人姓名。簽發人由“簽發人”三字加全角冒號和簽發人姓名組成,居右空一字,編排在發文機關標志下空二行位置?!昂灠l人”三字用3號仿宋體字,簽發人姓名用3號楷體字。

                7)發文字號之下4mm處居中印一條與版心等寬的紅色分隔線。對以院黨委名義制發的文件,紅色分隔線中間應斷開,并在斷開處點綴紅色五角星。

                3.主體

                1)公文標題,應當簡要準確地概括公文的主要內容,由發文機關名稱、事由和文種組成(如“中共安徽工業大學工商學院委員會關于***的決定”)。標題用2號小標宋體字編排于紅色分隔線下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行時,要做到詞意完整,排列對稱,長短適宜,間距恰當,標題排列應當使用梯形或菱形。公文標題中,除法規、規章名稱加書名號外,一般不加標點符號。

                2)除通告外,其他文種的公文應標明主送機關?!皼Q議”、“決定”視發送范圍、對象是否標明。主送機關指公文的主要受理機關,應使用全稱、規范化簡稱或同類型機關統稱。上行文只應有1個主送機關,如需同時送其他部門,應用抄送形式,標列于抄送欄內;平行文的主送機關應根據要求寫具體;下行文的主送機關,應視公文內容和發文范圍而定。除會議紀要的主送機關標列在抄送欄外,一般在標題下空1行位置,居左頂格,回行時仍頂格;最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時,應將主送機關名稱移至版記。

                我院下發的普發性公文的主送機關,黨委系統標準為“各黨支部”,行政系統標準為“各系(室),各部門”。

                3)正文是公文的主體部分,應符合國家法律、法規和上級的方針、政策,力求簡明扼要,開門見山,觀點鮮明,用語準確,層次清楚,結構嚴謹。公文首頁必須顯示正文。正文用3號仿宋字體,編排于主送機關名稱下1行,每自然段左空2字,回行頂格,數字年份不能回行。文中結構層次序數依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”標注;一般第一層用黑體字、第二層用楷體字、第三層和第四層用仿宋體字標注。

                4)公文如有附件,應在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字編排“附件”二字,后標全角冒號和附件名稱。如有多個附件,使用阿拉伯數字標注附件順序號(如“附件:1.×××”),附件名稱后不加標點符號。附件名稱較長需回行時,應當與上一行附件名稱的首字對齊。

                5)公文應當署發文機關全稱或規范化簡稱,并署會議通過或負責人簽發的日期。聯合行文時,署最后簽發單位負責人簽發的日期。公文除會議紀要外,一律加蓋印章,并與署名機關相符。

                加蓋印章的公文,成文日期一般右空四字編排,印章用紅色,不得出現空白印章。單一機關行文時,一般在成文日期之上、以成文日期為準居中編排發文機關署名,印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,使發文機關署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。聯合行文時,一般將各發文機關署名按照發文機關順序整齊排列在相應位置,并將印章一一對應、端正、居中下壓發文機關署名,最后一個印章端正、居中下壓發文機關署名和成文日期,印章之間排列整齊、互不相交或相切,每排印章兩端不得超出版心,首排印章頂端應當上距正文(或附件說明)一行之內。

                不加蓋印章的公文,單一機關行文時,在正文(或附件說明)下空1行右空2字編排發文機關署名,在發文機關署名下一行編排成文日期。首字比發文機關署名首字右移二字,如成文日期長于發文機關署名,應當使成文日期右空二字編排,并相應增加發文機關署名右空字數。

                成文日期中的數字應當用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位(即1不編為01)。

                當公文排版后所??瞻滋幉荒苋菹掠≌禄蚝灠l人簽名章、成文日期時,可以采取調整行距、字距的措施解決。

                6)公文如有附注(需要說明的其他事項),如“此件不得翻印”等,用3號仿宋字體,居左空2字,加圓括號標注在成文日期下1行。如屬請示件或工作需要,應當在該處注明聯系人的姓名和電話。聯系人一般以經辦單位負責人或者具體承辦人員為宜。

                7)附件應當另面編排,并在版記之前,與公文正文一起裝訂?!案郊倍旨案郊樞蛱栍?SPAN lang="EN-US">3號黑體字頂格編排在版心左上角第一行。附件標題居中編排在版心第三行。附件順序號和附件標題應當與附件說明的表述一致。附件格式要求同正文。

                如附件與正文不能一起裝訂,應當在附件左上角第一行頂格編排公文的發文字號并在其后標注“附件”二字及附件順序號。

                4.版記

                1)版記中的分隔線與版心等寬,首條分隔線和末條分隔線用粗線,中間的分隔線用細線。首條分隔線位于版記中第一個要素之上,末條分隔線與公文最后一面的版心下邊緣重合。

                2)如有抄送機關,用4號仿宋字體,在印發機關和印發日期之上一行、左右各空一字編排?!俺汀倍趾蠹尤敲疤柡统蜋C關名稱,回行時與冒號后的首字對齊,多個抄送機關之間用逗號隔開,最后一個抄送機關名稱后標句號。

                如需把主送機關移至版記,除將“抄送”二字改為“主送”外,編排方法同抄送機關。既有主送機關又有抄送機關時,應當將主送機關置于抄送機關之上一行,之間不加分隔線。

                3)印發機關和印發日期一般用4號仿宋字體,編排在末條分隔線之上,印發機關左空一字,印發日期右空一字,用阿拉伯數字將年、月、日標全,年份應標全稱,月、日不編虛位,后加“印發”二字。

                5.頁碼

                一般用4號半角宋體阿拉伯數字,編排在公文版心下邊緣之下,數字左右各放一條一字線(即“—×—”);一字線上距版心下邊緣7mm。單頁碼居右空一字,雙頁碼居左一字。公文的版記頁前有空白頁的,空白頁和版記頁均不編排頁碼。公文的附件與正文一起裝訂時,頁碼應當連續編排。

                ()信函特定格式

                發文機關標志下4mm處印一條紅色雙線(上粗下細),距下頁邊20mm印一條紅色雙線(上細下粗),線長均為170mm,居中排布。

                如需標注份號、密級和保密期限、緊急程度,應當頂格居版心左邊緣編排在第一條紅色雙線下,按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。

                發文字號頂格居版心右邊緣編排在第一條紅色雙線下。

                標題居中編排,與其上最后一個要素相距二行。

                首頁不顯示頁碼。

                信函版記不加印發機關和印發日期、分隔線,位于公文最后一面版心內最下方。

                第四章  行文規則

                第十一條  行文應當確有必要,堅持少而精的原則,沒有實質內容、可發可不發的文件一律不發,可長可短的公文一定要短。凡是法律、法規、規章、制度已有明確規定的,或上級公文已有明確規定,本級無需再做具體要求的,一般不再行文;凡能對面協商解決的問題以及可口頭、電話請示、報告、商洽、部署問題、工作的,一律不發文;凡能以部門名義發文的不以院黨委、行政名義發文,能通過電子政務系統發送的不再印發紙質文件。倡導“短、實、新”文風,一般公文不超過3000字,個別重要公文不超過5000字,請示、報告一般不超過1000字。工作簡報一般通過電子政務系統或電子郵件發送。

                第十二條  學院黨委、行政及各部門、單位的行文關系,應當根據黨政分開原則和各自的隸屬關系及職權范圍確定。

                (一)凡屬各部門、單位職權范圍內的事項,應以本部門、單位名義直接行文,或幾個部門聯合行文,不以黨委、學院名義行文或批轉。

                (二)學院各部門、單位需要商請同級其他部門、單位解決的問題,應用函的形式直接行文。

                (三)學院各部門、單位提出本級專項工作的建議、意見和工作部署,需要有關部門和單位協同執行的,原則上可經分管本部門、單位的院領導批準后,注明經院領導同意,由主管部門行文,或與有關部門聯合行文。

                (四)除學院辦公室外,各部門、單位一律不得對外正式行文。未經學院黨委、行政的批準,各部門不得隨意向系(室)直接發文,也不能要求系(室)報文,特殊需要,可以函的形式商洽工作。

                (五)不相隸屬部門、單位之間一般用函行文。

                第十三條 黨委、學院和學院辦公室下發的重要公文,應同時抄送上級主管部門。各部門、單位下發的重要公文,應同時抄送學院辦公室及相關職能部門,不得抄送黨政領導個人。

                第十四條 凡涉及其他部門職權范圍的問題,主辦部門應當主動與有關部門協商取得一致意見,會簽后,方可行文;未協商一致,或未經院分管領導裁決,各部門一律不得擅自行文。

                第十五條  不得越級行文,因特殊情況,必須越級行文時,應抄送被越過的部門機關。

                第十六條  “請示”應一文一事,主送一個上級機關、部門。對一文數事的請示公文,收文部門有權退回重辦。除院領導直接交辦的事項外,請示不要直接送院領導個人。各部門、單位在請示問題時,應明確提出處理意見或建議。

                第十七條  “報告”不得夾帶請示事項。對報告中夾帶請示事項的公文,收文部門只按報告處理,不予答復。

                第十八條 “意見”性公文可以用于上行文、下行文和平行文。作為上行文,應按請示性公文的程序和要求辦理。上級機關部門應對下級部門、單位報送的“意見”作出處理或給予答復。作為下行文,下級部門、單位對意見中所提的明確要求應遵照執行;無明確要求可參照執行。作為平行文,提出的意見供對方參考。

                第十九條 以學院黨委、行政名義上報的公文,應根據內容及管理權限寫明主送機關和抄送機關。

                聯合上報的公文,主辦部門應當主動與有關部門協商一致,有關部門應會簽;如有關方面意見不一致,應當如實反映。

                第五章 發文辦理

                第二十條 發文辦理包括起草、核稿、會簽、簽發、復核、登記、繕印、校對、用印、分發等程序。

                第二十一條 起草公文應當做到:

                (一)符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法規及上級有關指示、規定。完整、準確地體現發文單位意圖,并同現行有關公文相銜接。如提出新的政策、規定等,要切實可行并加以說明。

                (二)情況確實,觀點明確,表述準確,結構嚴謹,條理清楚,直述不曲,字詞規范,標點正確,篇幅力求簡短,文風端正。

                (三)公文的文種應當根據行文目的、發文機關的職權和與主送機關的行文關系確定。

                (四)擬制緊急公文,應當體現緊急的原因,并根據實際需要確定緊急程度。

                (五)人名、地名、時間、數字、引文應準確。引用公文應當先引標題,后引發文字號。引用外文應當注明中文含義。日期應當寫明具體的年、月、日。

                (六)結構層次序數,第一層為“一、”,第二層為“(一)”,第三層為“⒈”,第四層為“(1)”。

                (七)應當使用國家法定計量單位。

                (八)文內使用非規范化簡稱,應當先用全稱并注明簡稱。使用國際組織外文名稱或其縮寫形式,應當在第一次出現時注明準確的中文譯名。

                (九)公文中的數字,除部分結構層次序數和在詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外,應當使用阿拉伯數字。

                第二十二條 審核。學院辦公室負責公文文稿的審核,審核的重點是:是否確需行文,行文方式是否妥當,是否符合行文規則和擬制公文的有關要求,公文格式是否符合本實施辦法的規定等。

                以學院及學院辦公室名義制發的重要公文,應經過三審后方能送院領導簽發。辦文單位的負責同志負責初審,學院辦公室文秘人員負責復審,院辦負責同志負責三審,并簽送有關院領導簽發。公文如需作較大修改,應當與原起草部門協商或請其修改。

                凡屬規范性文件,在提請院黨政聯席會研究決定前,由學院辦公室進行前置性審查,并從文字、格式等方面進行審核。

                第二十三條 簽發。上行文和重要公文由主要院領導簽發,其他公文由分管院領導簽發。簽批公文,主批人應當明確簽署意見,并寫上姓名和日期。其他簽批人圈閱,應視為同意。非特殊情況,院領導一般不接收和簽發未經學院辦公室審核的文稿。

                第二十四條 復核。經負責人簽發后的文稿,正式印制前,學院辦公室應當進行復核。復核的重點是:審批、簽發手續是否完備,附件材料是否齊全,格式是否統一、規范等。

                經復核需要對文稿內容進行實質性修改的,應按程序復審。

                第二十五條 登記。經領導人簽批后的文稿,應送學院辦公室登記。登記內容為編文號、確定發送范圍和份數,然后付印。

                第二十六條 繕印。經登記后的文稿,送學院辦公室文印室繕印,帶密級的公文須由學院辦公室定密并繕印??樣凑站徏背潭扰帕?。一般周期不超過5個工作日,急件、特急件應按要求立即承印??樣”仨毐WC質量,核對好格式和紙張規格要求,做到字跡清晰,版面整潔,莊重大方。

                第二十七條 校對。重要公文要做到三校付印。校對時應使用統一的校對符號。未經簽發人或審核人同意,不得擅自改動原稿。

                第二十八條 用印。由文印室打印的公文,由部門文秘人員專人負責用印。用印時,要檢查原稿上簽發人與使用的印章權限是否相符;發文機關標志與印章名稱是否一致。用印要求上不壓正文,下騎年蓋月。

                第二十九條 分發??樣『玫墓?,由學院辦公室負責分發。分發前,承辦人應對公文從內容和格式進行最后復校,確認無誤后,方可照單分發。急件隨到隨發,一般公文在23日內發出。

                第六章 收文辦理

                第三十條 收文辦理主要程序有簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦、查辦等。收文辦理由學院辦公室及各部門、單位辦公室或文秘人員負責。

                第三十一條 簽收。對收到的公文應當逐件清點,核對無誤后簽字或者蓋章,并注明簽收時間。除院領導直接交辦的事項外,不得將公文直接報送院領導個人,院領導不受理未經文秘人員簽收的公文。

                第三十二條 登記。公文簽收后,由文秘人員逐件拆封核查,分類登記,對公文的主要信息和辦理情況應當詳細記載。登記中要將辦件、閱件和簡報等分開,避免該辦的文件漏辦。

                第三十三條 審核。收到公文后應當進行審核。對不應由本級部門、單位辦理或違反本實施辦法的來文,說明理由退回呈報單位重辦。

                第三十四條 擬辦。對需要辦理的公文,由辦公室負責人認真閱文后及時提出擬辦意見。對屬于要求解決具體問題的來文,應當按照領導分工或職權范圍,擬送領導批示或直接轉有關部門處理。

                擬辦意見應力求準確、恰當,把握不準的要主動征詢職能部門的意見。對緊急、重要公文應提出辦理時限;對需幾個部門或單位承辦的來文,需注明牽頭主辦單位。

                第三十五條 批辦。文秘人員對提出擬辦意見的公文,應根據要求及時分送有關領導批辦,或轉有關部門、單位辦理。

                第三十六條 承辦。有關部門、單位接到交辦的公文,應當逐件登記,本著“急事急辦、特事特辦”的原則,按程序抓緊辦理。學院及各部門、單位應實行辦文限時制,提高辦文效率?!疤靥帷彪妶蠛汀疤丶薄蔽募S到隨辦;“特急”電報和“急件”文件24小時內辦理;“加急”電報應在3日內辦理;“平急”電報和一般性公文在10日內辦結并反饋辦理結果,不得延誤、推諉。涉及人財物及其他需要協調解決問題的公文,應力爭在3個工作周內辦結。對問題重大、協調處理復雜、確實不能按時辦結的公文,應將辦理情況向交辦單位予以說明。對不屬于本單位職權范圍或不適宜本單位辦理的公文和電報,應在2日內及時退回交辦單位并說明理由。公文辦理中遇有涉及其他部門職權的事項,牽頭或主辦單位應當主動與有關部門協商,如有分歧,牽頭或主辦單位主要負責人要出面協調,如仍不能取得一致,應將各方意見匯總如實向學院黨委、行政反映,請予協調或裁定。

                第三十七條 催辦和查辦。建立公文處理催、查辦制度。由學院辦公室簽收、登記后分辦或批辦的公文(包括院領導批示件),學院辦公室負責催辦。學院下發的重要公文,由有關職能部門負責催辦,及時了解和反饋辦理、執行情況。

                交辦上級重要公文,一般要求在收到文件后710日內回復交辦單位;其它公文由交辦單位每半個月普催一次;緊急公文要做到跟蹤催辦;重要公文及院領導限期辦理的公文,應重點催辦,并及時反饋辦理執行情況。

                對辦文拖拉、落實領導批示不力、反饋信息遲緩、屢催不辦的單位,交辦部門的文秘人員可直接登門查辦。催查辦過程要及時記錄,并根據記錄定期通報公文辦理情況。

                第七章 公文歸檔

                第三十八條 根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定,學院黨政及其部門、單位在工作中形成、辦理完畢并具有查考和保存價值的公文、材料、領導批示等,應及時整理(立卷)、歸檔。

                第三十九條 歸檔的公文應將2份正本連同領導人簽批的底稿及公文形成過程中的附件一并整理(立卷);絕密公文辦結后應及時整理(立卷)。一般應于每年第一季度,將上年的公文案卷集中向學院辦公室移交,一般應在第二季度完成上年公文歸檔工作。

                個人不得保存應當歸檔的公文。 

                第四十條 歸檔范圍內的公文,應根據其相互聯系、特征和保存價值組卷,并保證公文材料齊全、完整,正確反映公文的形成過程和主要工作情況,以便保管和利用。

                第四十一條 聯合辦理的公文,原件由主辦部門整理(立卷)、歸檔,其他部門保存復制件或其他形式的公文副本。

                第四十二條 本單位、部門負責人兼任其他部門、單位職務,在履行所兼職務職責過程中形成的公文,由其兼職部門整理(立卷)、歸檔。

                第四十三條 歸檔范圍內的公文應確定保管期限,并按照有關規定定期向檔案主管部門移交。

                第四十四條 起草、修改和簽批公文,不得使用紅筆、鉛筆或圓珠筆;所用墨水及紙張應符合存檔要求。文稿左側裝訂線外,不得簽批和修改。

                第八章 公文管理

                第四十五條 公文由文秘部門或專職文秘人員統一收發、審核、用印、歸檔和銷毀。

                第四十六條 各部門、單位辦公室或文秘崗位(文秘人員)應當建立健全本部門、單位公文處理工作的有關制度。加強對公文特別是上報公文的審核把關,嚴格執行辦文規則和程序,對不符合規定的公文,學院辦公室及各單位文秘人員可以不予辦理,退回呈報單位或業務部門重辦。

                第四十七條 上級機關下發的公文,除絕密級和注明不準翻印的以外,按保密有關規定報批獲準后,可以翻印。翻印時,應注明翻印的機關、日期、份數和印發范圍。

                第四十八條 公文復印件為正式文件使用時,應當加蓋復制機關證明章。絕密級公文不得利用傳真機或網絡傳輸。

                第四十九條 公文被撤銷,視作自始不產生效力;公文被廢止,視作廢止之日起不產生效力。

                第五十條 部門、單位合并、調整時,全部公文應當隨之合并、調整管理。部門、單位撤銷時,需要歸檔的公文整理(立卷)后按有關規定移交檔案主管部門。

                第五十一條 文秘部門應于每年第一季度對本單位上年度形成的接收的不具備歸檔和存查價值的公文進行清理、集中,經鑒別并報負責同志批準后,到指定場所予以銷毀。銷毀密級公文,應當進行登記,并應由2人以上監銷,保證不丟失,不漏銷。

                第五十二條 密碼電報的使用和管理,按照有關規定執行。密碼電報不得翻印、復制,不得密電明復、明電密電混用。密碼電報不得擅自銷毀。

                第五十三條 其他部門、單位需要查閱本部門、單位公文案卷,必須持有介紹信。查閱一般公文案卷,可由文秘人員指定地點、指定案卷及張頁查閱;查閱密級公文案卷和會議記錄并摘抄部分內容的,需經學院辦公室主任批準,但不得復印,其內容不得外傳,用后交保管部門銷毀。成卷公文不得外借。

                第九章 附則

                第五十四條 公文處理中涉及電子文件的有關規定另行制定。

                第五十五條 本實施辦法自201511日起施行。以往有關規定與本辦法不一致的,以本實施辦法為準。

                第五十六條 本實施辦法由學院辦公室負責解釋。


                附件:

                安徽工業大學工商學院制發公文辦理程序

                 

                為提高制發公文的質量和效率,精減文件,改進文風,特制定本程序。

                一、公文打印程序

                實行“一統”、“三退”?!耙唤y”就是公文擬好后統一交由院辦公室負責呈送簽發?!叭恕本褪窃郊壋仕偷?、直接送領導個人要求簽發的(非特殊情況,院領導一般不接收和簽發未經院辦公室審核的公文)、不符合黨和國家法律、法規和方針政策的文稿都要退回原擬文單位。

                二、公文審核手續

                各部門、單位送來要求制發的公文先由院辦公室審核確定是否需要行文。

                本著節約的原則,為減少發文,在審核中做到“七不”:即①進行各類競賽、評比等活動,往年已有規定的,不發文;②會議文件已發代表帶回的,不另發文;③能在校園網和內部報刊上發布的,不發文;④能單獨發文的,不聯合發文;⑤能面對面協商解決的問題以及口頭、電話請示、報告、通知的問題,不發文;⑥院領導在各種工作會議上的講話一般不發文;⑦院各部門、單位的工作總結、工作要點、情況報告非特殊要求不發文。

                學院原則上不轉發上級部門的文件,不批轉各部門的會議文件和資料,包括工作報告、領導同志講話等,會議文件由會議主辦單位印發。

                三、公文內容的校核

                文稿經院辦公室審核,確需以學院名義行文的,由院辦公室校核其內容,做到“七看”:

                一看是否符合黨和國家的方針、政策以及有關的法律、法規;是否與職能部門的有關規定相吻合。

                二看公文的標題是否符合規定;文種是否恰當。

                三看是否存在只強調部門利益,忽視或妨礙整體利益的問題。

                四看提出的措施辦法,其理由是否充足,是否符合實際情況,做法是否明確具體;要求與禁止的界限是否清楚。

                五看督促檢查和反饋執行情況的措施有無遺漏;其中涉及其它部門的內容是否已與有關部門協商、會簽。

                六看文字結構是否嚴謹,條理是否清楚,文字表述是否簡明通暢,專業術語、標點符號的使用是否正確,數據是否準確等等。

                七看發放范圍、對象是否合理;主送單位機關名稱是否恰當;抄送是否正確、有無遺漏。

                通過“七看”,在文字、政策和格式三個方面都合格后,呈送院主管領導簽發。經簽發后,由院辦公室統一登記、編號、付印。

                四、按需確定發文份數

                凡以學院名義或以部門名義印發的公文,應根據具體內容,確定行文范圍。下發的公文,應嚴格按發文范圍印發。

                重要行文應同時送院辦公室若干份供院領導傳閱。

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